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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Objeto

Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.

Por lo anterior, este manual regula todos los procesos organizacionales que CIMACAST S.A.S. tenga alguna responsabilidad.

2. Propósito y finalidad.

El propósito y finalidad de este manual, es establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de CIMACAST S.A.S. en desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 y siguientes del decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.

3. Ley Aplicable.

Este manual atiende las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, y demás normas que los complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.

4. Bases de Datos.

Las políticas y procedimiento contenidos en el presente manual, aplican a las Bases de Datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No.002 de 2015.

5. Definiciones.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento, y acogiendo las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  6. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

6. Principios.

Los principios que regirán este manual, su interpretación y aplicación, y en general todos los procedimientos, procesos, y Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:

  1. Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CIMACAST S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CIMACAST S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá́ hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CIMACAST S.A.S. se deberá́ proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

7. Derechos del titular de datos.

El Titular podrá solicitar que su información personal no sea publicada o entregada por CIMACAST S.A.S. a sus filiales y/o subsidiarias, y/o a terceros, a través del envío de correo electrónico a la dirección info@cimacast.com en cuyo caso CIMACAST S.A.S. no publicará ni entregará dicha información, salvo en caso que la misma sea requerida por orden judicial o para proteger los derechos de propiedad o cualquier otro derecho o garantía de CIMACAST S.A.S.

El Titular de los datos personales contenidos en nuestras bases de datos, tendrán derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CIMACAST S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.
  2. Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
  3. Presentar consultas, quejas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
  4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CIMACAST S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales.
  5. Solicitar la exclusión de su información personal de la base de datos.
  6. Revocar en cualquier momento la autorización dada a CIMACAST S.A.S., para el tratamiento de sus datos.

Cualquier otro definido en la Ley 1581 de 2012, y sus normas reglamentarias.

8. Deberes de CIMACAST S.A.S., en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.

CIMACAST S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, CIMACAST S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  5. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  6. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  8. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  9. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;
  10. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  11. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
  12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  13. m) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará́ trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamación

9.1. Derecho de Acceso.

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así́ como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, CIMACAST S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

  1. La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
  3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de CIMACAST S.A.S., de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

CIMACAST S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá́ ofrecerse sin límite de plazo y deberá́ permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

9.2. Consultas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CIMACAST S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CIMACAST S.A.S., garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
  4. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.3. Reclamos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será́ tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.
  2. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra CIMACAST S.A.S., éste dará́ traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.4. Revocatoria de la autorización.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CIMACAST S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CIMACAST S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá́ indicar con cuál tratamiento el Titular no está́ conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que CIMACAST S.A.S., establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

10. Entrada en Vigencia

La presente Política entró en vigencia a partir del 17 de agosto de 2016.

Publicado a los 21 días del mes de Junio de 2017.

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